Afgerond project
Selectie en aanbesteding vastgoedbeheersoftware – Aafje
Een succesvolle softwareselectie vraagt om een zorgvuldig proces. Voor Aafje brachten wij stakeholders samen, stelden een compleet Programma van Eisen op en begeleidden het volledige offertetraject tot en met de contractering. Het resultaat is een toekomstbestendige vastgoedbeheeroplossing die aansluit bij de ambities van de organisatie.
Vraagstuk
De afdeling Vastgoed van Aafje stond aan de vooravond van een professionaliseringsslag. Om het beheer van de vastgoedportefeuille efficiënter en toekomstbestendig in te richten, was behoefte aan software die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunt op het gebied van gebouwgegevens, onderhoud, technische contracten, rapportages en realtime managementinformatie.
Aanpak
Om tot een zorgvuldig onderbouwde softwarekeuze te komen, is een uitgebreid Programma van Eisen opgesteld. Hierbij zijn alle relevante stakeholders betrokken, waaronder de afdeling vastgoed, informatiemanagement en ICT. Door de verschillende expertises samen te brengen, ontstond een compleet beeld van de functionele en technische eisen waaraan de software moest voldoen.
Op basis van het Programma van Eisen is een offertetraject gestart met twee geselecteerde leveranciers. De ontvangen offertes en bijbehorende documentatie zijn beoordeeld op inhoud, functionaliteit en aansluiting bij de wensen van de organisatie. Na de selectie is samen met de voorkeursleverancier de offerte verder uitgewerkt tot een definitieve overeenkomst, inclusief een implementatieplan.
Daarnaast zijn de contractuele afspraken zorgvuldig vastgelegd, waaronder specifieke contractvoorwaarden en een verwerkersovereenkomst voor de verwerking van niet-medische persoonsgegevens.
Resultaat
Het traject resulteerde in de selectie en contractering van een passende vastgoedbeheeroplossing die aansluit bij de ambities van Aafje. Na de gezamenlijke kick-off met de leverancier is het implementatietraject gestart en kon de interne projectgroep verder met de inhoudelijke inrichting van de software.
Met deze basis beschikt Aafje over een toekomstbestendige oplossing die het vastgoedbeheer ondersteunt, processen verder professionaliseert en meer inzicht biedt in de volledige vastgoedportefeuille.
Plan vandaag nog een kennismaking
Plan hieronder zelf een vrijblijvende kennismaking in op het moment dat jou het beste uitkomt.
